Cómo llevar las cuentas de un negocio pequeño (sin ser contador)

1. Separa la plata del negocio de la personal

Es la regla que más se incumple y la que más confunde. Si pagas el mercado de la casa con la caja del negocio, nunca vas a saber si el negocio da ganancia.

• Ten una cuenta bancaria o un Nequi exclusivo para el negocio.
• Asígnate un sueldo fijo y págatelo como un gasto más, en lugar de sacar plata cuando la necesitas.
• Si tienes que sacar dinero extra, regístralo como "retiro del dueño".

2. Registra cada ingreso y gasto el mismo día

Lo que no se anota en el momento se olvida. Para cada movimiento registra la fecha, el valor, el concepto, la categoría y el medio de pago (efectivo, Nequi, transferencia, tarjeta).

3. Usa pocas categorías y siempre las mismas

Con estas categorías un negocio pequeño cubre casi todo:

4. Ten a la vista tus gastos fijos

Los gastos fijos son los que pagas vendas o no vendas. Sumarlos te dice cuánto necesitas vender cada mes solo para no perder (tu punto de equilibrio).

Gastos fijos del mes: $4.000.000
Margen promedio de tus productos: 40%
Ventas mínimas para no perder: 4.000.000 ÷ 0,40 = $10.000.000

Pon recordatorios para las fechas de pago de cada gasto fijo y evita intereses o cortes de servicio.

5. Controla quién te debe (cuentas por cobrar)

Vender fiado o con anticipo es normal, pero cada venta pendiente es plata que no tienes. Lleva una lista con el cliente, el valor, lo abonado, el saldo y la fecha en que prometió pagar.

• Revisa la lista cada semana y cobra primero lo más antiguo.
• Envía recordatorios amables por WhatsApp antes y el día del vencimiento.
• Define un límite: a quien ya debe, no se le fía más hasta que pague.

6. Mira el flujo de caja, no solo la ganancia

Un mes puede tener ganancia en el papel y aun así quedarte sin efectivo, porque los clientes no han pagado o compraste mucho inventario. El flujo de caja responde una pregunta simple: ¿cuánta plata voy a tener disponible las próximas semanas?

Para estimarlo, toma el saldo actual, suma lo que esperas cobrar y resta los pagos que ya sabes que vienen (gastos fijos, proveedores, créditos).

7. Haz un cierre de mes de 30 minutos

1. Verifica que todos los movimientos del mes estén registrados y con soporte.
2. Compara el saldo de tus registros con el banco y el Nequi.
3. Suma ingresos, costos y gastos por categoría.
4. Calcula la utilidad: ingresos − costos − gastos.
5. Compara con el mes anterior: ¿qué subió, qué bajó y por qué?
6. Entrega los soportes a tu contador si tienes uno.

¿Cuándo necesitas un contador?

Llevar tus cuentas al día no reemplaza al contador, pero hace su trabajo más rápido y barato. Busca uno cuando tengas empleados con nómina, cuando debas declarar renta o IVA, cuando te obliguen a facturar electrónicamente o cuando vayas a pedir un crédito.

Preguntas frecuentes