Cómo hacer una cuenta de cobro en Colombia (requisitos y modelo)

¿Qué es una cuenta de cobro?

Es un documento en el que una persona natural deja constancia de que otra persona o empresa le debe una suma de dinero por un servicio prestado o un producto vendido, y solicita su pago.

No es una factura: no tiene numeración autorizada por la DIAN ni se valida electrónicamente. Por eso solo la pueden usar quienes no están obligados a facturar.

¿Quién puede usar cuenta de cobro?

En general, las personas naturales que no son responsables de IVA y no están obligadas a expedir factura electrónica. Es el caso típico de contratistas por prestación de servicios, profesionales independientes y pequeños comerciantes que no superan los topes de ingresos que fija la DIAN.

Cuando una empresa le compra a alguien que no está obligado a facturar, es la empresa la que debe generar el "documento soporte" electrónico ante la DIAN. Tu cuenta de cobro es el respaldo que ella usa para hacerlo.

Qué datos debe llevar una cuenta de cobro

1. Ciudad y fecha de expedición.
2. Un número consecutivo propio (CC-001, CC-002…): no es obligatorio, pero facilita el seguimiento.
3. Nombre o razón social y NIT o cédula de quien debe pagar.
4. La expresión "DEBE A:" seguida de tu nombre completo y número de cédula.
5. El valor en números y en letras.
6. El concepto: qué servicio o producto se cobra y el periodo o fecha en que se prestó.
7. Si aplica, la frase "No responsable de IVA".
8. Los datos para el pago: banco, tipo y número de cuenta, o Nequi.
9. Tu firma, teléfono y correo.

Modelo de cuenta de cobro

Copia este modelo y reemplaza los datos entre corchetes:

CUENTA DE COBRO N.° [001]

[Ciudad], [día] de [mes] de [año]

[NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL CLIENTE]
NIT: [000.000.000-0]

DEBE A:

[TU NOMBRE COMPLETO]
C.C. [00.000.000]

La suma de: [UN MILLÓN QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE] ($[1.500.000])

Por concepto de: [descripción del servicio o producto], correspondiente a [periodo o fecha].

No responsable de IVA.

Favor consignar en: [Banco] – Cuenta de [ahorros] N.° [000-000000-00] a nombre de [tu nombre].

Cordialmente,

____________________
[Tu nombre]
C.C. [00.000.000]
Tel.: [300 000 0000] – Correo: [[email protected]]

Documentos que suelen pedir junto con la cuenta de cobro

Las empresas suelen pedir anexos para poder pagar y deducir el gasto. Los más comunes son:

• Copia del RUT actualizado.
• Certificación bancaria de la cuenta donde vas a recibir el pago.
• Si es un contrato de prestación de servicios: la planilla de pago de seguridad social (PILA) del periodo cobrado.
• Copia de la cédula, normalmente solo la primera vez.

Ten en cuenta que, según el valor y el concepto, la empresa puede practicarte retención en la fuente, así que el valor consignado puede ser menor al de la cuenta de cobro.

Errores comunes que retrasan el pago

• El valor en letras no coincide con el valor en números.
• El NIT del cliente está incompleto o mal escrito.
• El concepto es demasiado general ("servicios prestados") y no dice el periodo.
• Falta la firma o los datos bancarios.
• Enviarla sin la planilla de seguridad social cuando el contrato la exige.

Enviar la cuenta de cobro en digital

Hoy casi todas las cuentas de cobro se envían en PDF por correo o WhatsApp. Lo importante es que el documento quede numerado, con tu firma y guardado, para poder hacer seguimiento a cuáles están pendientes de pago.

Si cobras con frecuencia, una herramienta que genere la cuenta de cobro con el valor en letras automático y te avise cuáles siguen sin pagar te ahorra tiempo y olvidos.

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